KOMUNIKASI DALAM MANAJEMENT (Softkill)

A.  Definisi Komunikasi

  Pengertian Komunikasi adalah Komunikasi atau dalam bahasa inggrisnya Communication, menurut asal katanya berasal dari bahasa latin yaitu Communicatio. Komunikasi adalah suatu proses ketika seseorang atau kelompok masyarakat menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungannya. Pada umumnya, komunikasi terjadi secara lisan atau verbal. Komunikasi dapat terjadi jika ada persamaan antara penyampaian pesan dengan orang yang menerima pesan.

Pengertian Komunikasi Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI terbitan Balai Pustaka, 2002), komunikasi adalah : Pengiriman dan penerimaan pesan antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami, hubungan, kontak, Perhubungan.

Pengertian komunikasi Menurut Para Ahli Beberapa ahli mengungkapkan pendapatnya mengenai pengertian komunikasi, berikut ini pengertian komunikasi menurut pendapat para ahli :

                            1.    Carl I. Hovland Hovland berpendapat mengenai pengertian komunikasi, menurutnya “Komunikasi adalah suatu proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan pesan (lambang-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan)”.

                            2.        Theodore M. New comb

Menurutnya pengertian komunikasi adalah “setiap tindakan komunikasi dipandang sebagai suatu transmisi informasi,terdiri dari rangsangan yang diskriminatif,dari sumber kepada penerima”.

                            3.        verett M. Rogers

Everett berpendapat bahwa “Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka atau penerima”.

B. Proses komunikasi 

                            1.        Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide  untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan   dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan  atau diekspresikan  oleh pengirim pesan.  Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

Materi pesan dapat berupa :

a.      Informasi

b.     Ajakan

c.      Rencana kerja

d.      Pertanyaan dan sebagainya

                            2.        Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat       dipahami oleh  orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan  penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

                            3.        Media/penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar,  papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan  yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

                            4.        Mengartikan kode/isyarat

Setelah  pesan diterima  melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka  si penerima pesan  harus dapat mengartikan  simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

                            5.        Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan  dari sipengirim  meskipun dalam bentuk code/isyarat  tanpa mengurangi arti pesan  yang dimaksud oleh pengirim

                            6.        Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi  kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting  bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung  yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain  didapat dari pengamatan pemberi balikan  terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan  menggambarkan perilaku penerima pesan  sebagai reaksi  dari pesan  yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan  kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

                            7.        Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi  akan tetapi mempunyai pengaruh dalam  proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah  hal yang  merintangi atau menghambat  komunikasi  sehingga penerima salah menafsirkan pesan  yang diterimanya.

C.  Hambatan Komunikasi

        Dalam melakukan komunikasi tidak selamanya berjalan mulus, sehingga dapat menimbulkan salah komunikasi. Terdapat beberapa hambatan komunikasi yang efektif, diantaranya :

                            1.       Perbedaan Bahasa dan Persepsi

Persepsi adalah intrepetasi seseorang atau respons atas apa yang terjadi dalam lingkungan sekitarnya yang ditangkap oleh indra sensori. Bila dua orang mengalami peristiwa yang sama, bayangan mental mereka mengenai peristiwa itu tidak akan sama benar.   Oleh karena persepsi bersifat unik, gagasan yang ingin disampaikan sesorang bisa diterima secara berbeda dengan orang lain. Persepsi seseorang dipengaruhi oleh beberapa hal, antara lain: kondisi penerima itu sendiri, seperti latar belakang, minat, kepentingan; objek yang dilihat, seperti ukuran, warna; dan situasi saat itu. Di lain pihak, bahasa adalah kode bebas yang pengertiannya tergantung pada definisi bersama (bangsa, suku, ras, atau kelompok masyarakat tertentu). Akan tetapi  ada keterbatasan mengenai seberapa jauh dua orang dapat  mempunyai pengertian yang sama mengenai suatu kata, sehingga kadang-kadang dapat menimbulkan intrepetasi yang berbeda terhadap kata-kata tersebut.

                            2.       Lingkungan yang terbatas (faktor budaya)

Lingkungan yang terbatas ini berkaitan dengan adanya perbedaan dalam hal budaya. Berkomunkasi dengan seseorang dari negara lain merupakan contoh paling ekstrim mengenai betapa latar belakang dan budaya yang berbeda dapat menghalangi komunikasi. Sebenarnya, hal ini merupakan merupakan hambatan komunikasi yang paling sulit untuk diatasi terutama apabila penerima juga mempunyai umur, pendidikan, status sosial, posisi ekonomi, agama atau pengalaman hidup yang jauh berbeda.

                            3.       Hambatan dari penerima

Hambatan (distraction) disini lebih kepada hambatan dari penerimaan. Ada beberapa hambatan yang terjadi pada si penerima pesan sehingga komunikasi tersebut tidak berjalan dengan lancar. Hambatan ini lebih bersifat fisik, seperti hubungan buruk, tata suara yang jelek, tulisan yang tidak dapat dibaca, dll. Walaupun gangguan jenis ini tampaknya kecil, hal ini dapat menghambat pesan yang sebenarnya mungkin saja efektif. Bentuk hambatan lain adalah penerimaan informasi secara selektif oleh penerima. Penerima menyaring informasi berdasarkan minat dan kepentingannya, dan mengabaikan informasi yang lain, sehingga tidak sesuai dengan yang dimaksud pengirim.

                            4.       Salah mengarahkan

Terkadang ketika kita ingin menyampaikan pesan atau meneruskan pesan kepada orang lain, terjadi kesalahan dalam menyingkat atau menafsirkan informasi yang kita terima. Sehingga informasi yang diteruskan hanya setengah atau tidak jelas. Hal ini dapat membuat si penerima justru tidak melakukan tindakan yang sebenarnya diminta oleh si pengirim pesan.

                            5.       Kelebihan informasi

Karena semakin berkembangnya teknologi, mengirim pesan menjadi suatu hal yang mudah.  Sehingga seorang penerima pesan bisa menerima puluhan bahkan ratusa informasi dan pesan dalam sehari, baik itu dalam bentuk e-mail, voice mail, dll. Hal ini dapat menyebabkan si penerima pesan kebanjiran pesan, akibatnya ia  dapat mengabaikan berita yang menurutnya tidak penting, padahal sebenarnya mungkin saja penting, sehingga menunda menanggapinya atau menjawab tetapi tidak lengkap dan tidak akurat.

D. Definisi Komunikasi Interpersonal efektif

Komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua orang yang dapat langsung diketahui balikannya.

Menurut Devito (1989), komunikasi interpersonal adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera.
Klasifikasi Komunikasi Interpersonal

Redding yang dikutip Muhammad (2004) mengembangkan klasifikasi komunikasi interpersonal menjadi interaksi intim, percakapan sosial, interogasi atau pemeriksaan dan wawancara.

a.      Interaksi intim termasuk komunikasi di antara teman baik, anggota famili, dan orang-orang yang sudah mempunyai ikatan emosional yang kuat.

b.     Percakapan sosial adalah interaksi untuk menyenangkan seseorang secara sederhana. Tipe komunikasi tatap muka penting bagi pengembangan hubungan informal dalam organisasi. Misalnya dua orang atau lebih bersama-sama dan berbicara tentang perhatian, minat di luar organisasi seperti isu politik, teknologi dan lain sebagainya.

c.      Interogasi atau pemeriksaan adalah interaksi antara seseorang yang ada dalam kontrol, yang meminta atau bahkan menuntut informasi dari yang lain. Misalnya seorang karyawan dituduh mengambil barang-barang organisasi maka atasannya akan menginterogasinya untuk mengetahui kebenarannya.

d.     Wawancara adalah salah satu bentuk komunikasi interpersonal di mana dua orang terlibat dalam percakapan yang berupa tanya jawab. Misalnya atasan yang mewawancarai bawahannya untuk mencari informasi mengenai suatu pekerjaannya.

E. Komunikasi Interpersonal efektif dalam organisasi mencakup componential dan situasional

Komunikasi dalam organisasi atau perusahaan dapat menentukan efektif atau tidaknya dalam suatu penyampaian pesan atau perintah antar anggota organisasi, baik antara atasan dengan bawahan (downward communication), bawahan dengan atasan (upward communication), maupun antar anggota yang jabatannya setaraf (lateral communication). Secara sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian atau transfer dan pemahaman suatu pengertian (meaning). Jadi dalam berkomunikasi, kita harus efektif menyampaikan pesan yang ada pada kita kepada orang lain. Adapun berkomunikasi secara langsung dan sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan kepada orang lain. Karena dapat mengubah sikap, pendapat dan perilaku seseorang dengan efek umpan balik secara langsung. Proses berkomunikasi dimulai dari adanya pesan yang akan disampaikan oleh pengirim, kemudian ditransfer melalui suatu channel (saluran), kemudian diterima oleh penerima. Adapun komunikasi interpersonal efektif dalam suatu organisasi mencakup dua bagian yaitu componential dan situational.

1)           Componential

Menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan segera.

2)      Situasional

Interaksi tatap muka antara dua orang dengan potensi umpan balik langsung dengan situasi yang mendukung disekitarnya.

                    Daftar Pustaka atau Referensi

·       Kamus Besar Bahasa Indonesia. 2002.  KBBI. Terbitan Balai Pustaka.

·       Mulyana, Deddy. 2001. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Rosda. 

·       Wiryanto. 2005. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo.

·       Suranto. 2011. Komunikasi Interpersonal. Yogyakarta: Graha Ilmu, Edisi Pertama.